Od 1 maja 2026 roku firmy prywatne muszą stosować nowe zasady zwiększające staż pracy. Do okresu zatrudnienia mogą zostać wliczone między innymi wcześniejsze umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej oraz praca zarobkowa wykonywana za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę.
Dla pracownika może to oznaczać szybsze uzyskanie 26 dni urlopu, dłuższy okres wypowiedzenia albo wyższe świadczenia zależne od stażu. Dla pracodawcy – konieczność sprawdzenia dokumentów, ponownego ustalenia stażu i przeliczenia uprawnień pracowniczych.
Nie dzieje się to jednak automatycznie. Pracownik musi udokumentować okresy, które chce doliczyć.
Od kiedy obowiązują nowe zasady liczenia stażu pracy?
Nowe przepisy są wprowadzane w dwóch terminach:
- od 1 stycznia 2026 roku – u pracodawców należących do sektora finansów publicznych,
- od 1 maja 2026 roku – u pozostałych pracodawców, czyli między innymi w firmach prywatnych.
Oznacza to, że od 1 maja 2026 roku prywatny pracodawca, który otrzyma od pracownika odpowiednie dokumenty, powinien uwzględnić potwierdzone okresy i ustalić staż na nowo.
Pracownicy pozostający w zatrudnieniu w dniu wejścia przepisów w życie mają 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających wcześniejszą aktywność zawodową. W sektorze prywatnym termin ten liczy się od 1 maja 2026 roku. Dochowanie tego terminu pozwala zastosować szczególne zasady przejściowe. Nowelizacja nie daje natomiast prawa do uzupełniania świadczeń przysługujących przed dniem, w którym nowe przepisy zaczęły obowiązywać.
Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?
Do stażu pracy mogą zostać wliczone między innymi okresy:
- prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
- korzystania z ulgi na start, jeżeli okres zostanie odpowiednio potwierdzony,
- wykonywania umowy zlecenia,
- wykonywania umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- wykonywania umowy agencyjnej,
- współpracy z osobą wykonującą wskazane umowy cywilnoprawne,
- członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
- zawieszenia działalności w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jeżeli za ten czas finansowane były odpowiednie składki,
- wykonywania za granicą udokumentowanej pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy.
Co ważne, nowe zasady mogą objąć również okresy sprzed wielu lat. Nie ma znaczenia, że zlecenie lub działalność zakończyły się przed 2026 rokiem. Kluczowe jest ich prawidłowe udokumentowanie.
Czy umowa o dzieło również zwiększa staż pracy?
Nie. Okres wykonywania umowy o dzieło nie został objęty nowymi zasadami i nie jest wliczany do stażu pracy.
To ważne rozróżnienie, ponieważ potoczne określenie „umowy cywilnoprawne” obejmuje różne rodzaje umów, ale nowelizacja nie traktuje ich jednakowo. Zaliczeniu może podlegać zlecenie, umowa o świadczenie usług lub umowa agencyjna, lecz nie umowa o dzieło.
Co zmieni wyższy staż pracy?
Doliczenie wcześniejszej aktywności zawodowej może wpłynąć na:
- zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni,
- długość okresu wypowiedzenia,
- wysokość odprawy zależnej od stażu,
- prawo do dodatku stażowego i jego wysokość,
- szybsze nabycie prawa do nagrody jubileuszowej,
- prawo do dodatkowego urlopu pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności,
- inne świadczenia przewidziane w przepisach branżowych, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym.
Więcej informacji o wpływie nowych okresów zatrudnienia na urlop, nagrody i dodatki przedstawia Państwowa Inspekcja Pracy.
Nie każde z tych uprawnień występuje w każdej firmie. Pracodawca powinien więc sprawdzić nie tylko Kodeks pracy, ale również obowiązujące u niego regulaminy i inne przepisy wewnętrzne.
Staż ogólny i staż zakładowy – dlaczego nie można ich mylić?
Przy przeliczaniu uprawnień trzeba odróżnić staż ogólny od stażu zakładowego.
Staż ogólny obejmuje aktywność zawodową u obecnego i wcześniejszych pracodawców lub zleceniodawców. Ma znaczenie przede wszystkim przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zlecenie wykonane dla innej firmy może zatem pomóc pracownikowi osiągnąć próg uprawniający do 26 dni urlopu.
Staż zakładowy dotyczy aktywności wykonywanej na rzecz obecnego pracodawcy. Ma znaczenie między innymi dla długości okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik najpierw wykonywał zlecenie dla tej samej firmy, a później został w niej zatrudniony na umowę o pracę, potwierdzony okres zlecenia może zwiększyć jego staż zakładowy.
Zlecenie wykonywane dla wcześniejszego, innego podmiotu może więc zwiększyć staż urlopowy, ale co do zasady nie wydłuży okresu wypowiedzenia u obecnego pracodawcy.
Czy liczba godzin i wysokość wynagrodzenia mają znaczenie?
Nowe przepisy nie uzależniają zaliczenia okresu od liczby przepracowanych godzin, wymiaru zaangażowania ani wysokości wynagrodzenia. Jeżeli aktywność podlegająca zaliczeniu została prawidłowo udokumentowana, do stażu może zostać wliczony cały potwierdzony okres.
Jednoczesne wykonywanie kilku aktywności nie oznacza jednak, że ten sam czas można policzyć kilka razy. Pokrywające się okresy zalicza się jednokrotnie.
Jak pracownik potwierdzi zlecenie lub działalność gospodarczą?
Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie ZUS. Pracownik występuje o nie samodzielnie – pracodawca nie może złożyć wniosku w jego imieniu tylko dlatego, że prowadzi jego dokumentację kadrową.
Dla okresów zapisanych na koncie ubezpieczonego od 1 stycznia 1999 roku służy wniosek USP, czyli „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”. Można go wysłać wyłącznie elektronicznie przez konto w eZUS.
Dla okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku stosuje się wniosek US-7. Jeżeli dany okres rozpoczął się przed tą datą i trwał także po niej, potrzebne będą dwa wnioski: US-7 za wcześniejszą część i USP za okres od 1 stycznia 1999 roku.
Do samego wniosku USP nie trzeba od razu dołączać dokumentów. ZUS przygotowuje zaświadczenie na podstawie informacji zapisanych na koncie ubezpieczonego. Jeśli danych brakuje, pracownik może otrzymać odmowę i wystąpić o postępowanie wyjaśniające, przedstawiając posiadane dowody.
Co, jeśli ZUS nie wyda zaświadczenia?
Brak zaświadczenia z ZUS nie zawsze oznacza, że okres nie może zostać zaliczony. Problem może dotyczyć na przykład:
- zlecenia wykonywanego przez ucznia lub studenta przed ukończeniem 26. roku życia,
- aktywności, która zgodnie z przepisami nie podlegała ubezpieczeniom społecznym,
- pracy zarobkowej wykonywanej za granicą,
- okresów, których nie ma w elektronicznym systemie ZUS.
W takiej sytuacji pracownik może przedstawić inne dowody, między innymi umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów, zaświadczenia zleceniodawcy, dokumenty podatkowe lub zagraniczne dokumenty dotyczące zatrudnienia czy ubezpieczenia.
Sama umowa zlecenia może nie wystarczyć, ponieważ potwierdza okres, na jaki została zawarta, ale nie zawsze dowodzi, że usługi rzeczywiście wykonywano przez cały wskazany czas.
Pracodawca powinien ocenić dokumenty obiektywnie. Może odmówić zaliczenia okresu, gdy dowody są niepełne, nie pozwalają ustalić czasu wykonywania pracy albo budzą uzasadnione wątpliwości. Odmowa powinna mieć konkretne podstawy, ponieważ spór może zostać rozstrzygnięty przez sąd pracy.
Jak sprawdzić autentyczność zaświadczenia ZUS?
Zaświadczenie uzyskane na podstawie wniosku USP pracownik pobiera z eZUS w formacie PDF i przekazuje pracodawcy elektronicznie. Od 31 marca 2026 roku na stronie ZUS działa usługa umożliwiająca sprawdzenie takiego pliku.
Pracodawca zapisuje otrzymany dokument, otwiera usługę potwierdzania autentyczności zaświadczeń wydanych na wniosek USP i przesyła plik do weryfikacji. System informuje, czy dokument o identycznej treści znajduje się w bazie ZUS.
Usługa nie służy do sprawdzania dokumentów wydanych na podstawie innych wniosków, w tym US-7. Warto też pamiętać, że zaświadczenie stażowe ZUS może być ważne mimo braku odręcznego lub elektronicznego podpisu.
Co powinien zrobić pracodawca po otrzymaniu dokumentów?
Po otrzymaniu wniosku i dokumentów pracodawca powinien:
- Sprawdzić, jakiego okresu i rodzaju aktywności dotyczą dokumenty.
- Zweryfikować zaświadczenie USP w usłudze ZUS, jeśli pracownik przekazał je elektronicznie.
- Ustalić, czy dany okres zwiększa staż ogólny, zakładowy czy oba rodzaje stażu.
- Sprawdzić, czy okres nie pokrywa się z innym okresem już uwzględnionym w stażu.
- Ponownie ustalić wymiar urlopu, długość wypowiedzenia oraz inne świadczenia zależne od stażu.
- Wprowadzić zmiany do dokumentacji kadrowej i systemu kadrowo-płacowego.
- Poinformować pracownika o wyniku przeliczenia, szczególnie gdy zmienia się liczba dni urlopu albo prawo do świadczenia.
Przepisy nie wymagają od pracodawcy samodzielnego przeglądania historii każdego pracownika i poszukiwania dawnych zleceń. Inicjatywa oraz obowiązek przedstawienia dokumentów należą co do zasady do pracownika. Po otrzymaniu wiarygodnych dowodów pracodawca nie powinien jednak odkładać przeliczenia.
Najczęstsze błędy pracodawców
Do błędów, których warto uniknąć, należą:
- automatyczne zaliczanie każdej umowy cywilnoprawnej, także umowy o dzieło,
- nieuwzględnianie okresów zlecenia studenta tylko dlatego, że nie ma ich na koncie ZUS,
- uznawanie, że dawne zlecenie dla innej firmy wydłuża okres wypowiedzenia u obecnego pracodawcy,
- wielokrotne liczenie okresów, które zachodzą na siebie,
- odrzucanie zaświadczenia USP wyłącznie z powodu braku podpisu,
- brak aktualizacji urlopu i innych uprawnień po otrzymaniu prawidłowych dokumentów,
- odmowa zaliczenia okresu bez obiektywnej oceny przedstawionych dowodów.
FAQ – nowe zasady liczenia stażu pracy w 2026 roku
Czy wcześniejsza działalność gospodarcza zwiększy wymiar urlopu?
Tak, prawidłowo udokumentowany okres prowadzenia działalności może zwiększyć ogólny staż pracy i pomóc w uzyskaniu prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Czy do stażu wlicza się umowę zlecenia sprzed 2026 roku?
Tak. Nowe zasady mogą obejmować także wcześniejsze okresy, pod warunkiem ich udokumentowania.
Czy pracodawca sam występuje do ZUS o zaświadczenie?
Nie. Wniosek USP składa pracownik, którego okres aktywności ma zostać potwierdzony.
Czy umowa o dzieło wlicza się do stażu pracy?
Nie. Nowelizacja nie objęła okresów wykonywania umowy o dzieło.
Czy zlecenie studenta do 26. roku życia można zaliczyć do stażu?
Tak, mimo że takiego okresu może nie być w danych ZUS. Pracownik musi jednak potwierdzić rzeczywiste wykonywanie zlecenia innymi wiarygodnymi dokumentami.
Czy zaświadczenie ZUS bez podpisu jest ważne?
Tak. Brak odręcznego lub elektronicznego podpisu nie oznacza automatycznie, że zaświadczenie jest nieważne. Dokument wydany na podstawie USP można sprawdzić w internetowej usłudze ZUS.
Ile czasu ma pracownik na przedstawienie dokumentów?
Pracownik zatrudniony w prywatnej firmie w dniu wejścia nowych przepisów ma 24 miesiące, licząc od 1 maja 2026 roku, na udokumentowanie wcześniejszych okresów na zasadach przejściowych.
Podsumowanie
Nowe zasady liczenia stażu pracy mogą istotnie zmienić sytuację wielu pracowników. Wcześniejsze zlecenia, działalność gospodarcza, ulga na start czy praca zarobkowa za granicą mogą wpływać na urlop, okres wypowiedzenia i inne świadczenia.
Pracodawca powinien jednak każdorazowo sprawdzić rodzaj aktywności, sposób jej udokumentowania oraz to, czy wpływa ona na staż ogólny czy zakładowy. Proste doliczenie wszystkich wskazanych okresów bez analizy może prowadzić do błędów w dokumentacji kadrowej i rozliczeniach.
Potrzebujesz pomocy w przeliczeniu stażu pracy, urlopu lub innych uprawnień pracowników? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Annmar. Pomożemy sprawdzić dokumenty i prawidłowo wprowadzić zmiany w kadrach i płacach.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zastosowanie przepisów może zależeć od indywidualnej sytuacji pracownika i pracodawcy.
