Cyfryzacja księgowości nie kończy się na KSeF. Od 2026 roku część przedsiębiorców rozliczających podatek PIT musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów przy użyciu programu komputerowego. Dane mają być przygotowane w taki sposób, aby po zakończeniu roku można było przekazać je urzędowi skarbowemu w nowych strukturach JPK.
Dla przedsiębiorców prowadzących PKPiR oznacza to plik JPK_PKPIR, a dla rozliczających ryczałt – JPK_EWP. Jeżeli firma posiada środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, może być również zobowiązana do przygotowania JPK_ST.
Pierwsza wysyłka plików przez podatników PIT objętych obowiązkiem za 2026 rok nastąpi do 31 lipca 2027 roku. Nie oznacza to jednak, że przygotowania można odłożyć do przyszłego roku. Plik będzie tworzony na podstawie zapisów prowadzonych już w 2026 roku.
Czym jest JPK dla podatków dochodowych?
JPK_PD to zbiorcze określenie nowych Jednolitych Plików Kontrolnych dotyczących podatków dochodowych. System obejmuje pięć struktur:
- JPK_KR_PD – księgi rachunkowe,
- JPK_ST_KR – ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe,
- JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
- JPK_EWP – ewidencja przychodów prowadzona przez podatników rozliczających ryczałt,
- JPK_ST – ewidencja lub wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podatników składających JPK_PKPIR albo JPK_EWP.
Nowy obowiązek oznacza nie tylko przesłanie gotowego pliku. Księgi i ewidencje objęte przepisami muszą być prowadzone elektronicznie oraz zawierać dane wymagane przez aktualne struktury logiczne.
Aktualne informacje, formularze i struktury publikuje Ministerstwo Finansów w serwisie JPK dla podatków dochodowych.
Kogo obejmują nowe obowiązki od 2026 roku?
Obowiązek jest wprowadzany etapami.
Za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 roku nowe zasady obejmują między innymi podatników PIT, którzy są zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy miesięczne. W praktyce chodzi przede wszystkim o przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, którzy rozliczają VAT miesięcznie i prowadzą:
- podatkową księgę przychodów i rozchodów,
- ewidencję przychodów na ryczałcie,
- księgi rachunkowe.
Za rok rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku obowiązkiem zostaną objęci pozostali podatnicy, w tym rozliczający VAT kwartalnie oraz przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT.
Sam sposób opodatkowania nie rozstrzyga więc jeszcze, od którego roku przedsiębiorca podlega nowym zasadom. Trzeba sprawdzić również jego status w VAT i częstotliwość składania JPK_VAT.
Harmonogram wprowadzania JPK_PKPIR i JPK_EWP
Pierwszy etap – księgi prowadzone za 2026 rok
Obejmuje podatników PIT zobowiązanych do miesięcznego składania JPK_VAT. Od początku 2026 roku powinni prowadzić księgi lub ewidencje za pomocą programu komputerowego zgodnego z nowymi wymaganiami.
Pliki dotyczące 2026 roku zostaną przekazane po zakończeniu roku, najpóźniej do 31 lipca 2027 roku.
Drugi etap – księgi prowadzone za 2027 rok
Obejmie pozostałych podatników, w tym podatników VAT rozliczających się kwartalnie oraz przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Ich księgi prowadzone za 2027 rok będą podlegały raportowaniu po zakończeniu tego roku.
Czy JPK_PKPIR i JPK_EWP wysyła się co miesiąc?
Nie. To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy JPK_PD a JPK_VAT.
JPK_V7 jest składany miesięcznie albo kwartalnie, zależnie od sposobu rozliczania VAT. Natomiast JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST dotyczą danych za cały rok podatkowy i są przekazywane po jego zakończeniu.
Podatnik nie wysyła więc co miesiąc pełnej PKPiR lub ewidencji przychodów. Musi jednak na bieżąco prowadzić ją elektronicznie i gromadzić wszystkie informacje potrzebne do utworzenia prawidłowego pliku rocznego.
Do kiedy trzeba przesłać pierwszy plik za 2026 rok?
Po zmianach obowiązujących od 1 lipca 2026 roku podatnicy PIT mają przekazywać prowadzone księgi, ewidencje i wykazy do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego.
Dla przedsiębiorcy, którego rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to, że:
- dane są prowadzone elektronicznie od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 roku,
- pierwszy JPK_PKPIR, JPK_EWP lub właściwy plik dotyczący ksiąg za 2026 rok trzeba przekazać do 31 lipca 2027 roku.
Termin ten jest późniejszy niż termin złożenia rocznego zeznania PIT. Nie należy więc opierać się na starszych materiałach wskazujących, że pliki zawsze trzeba przesyłać w terminie złożenia deklaracji rocznej.
JPK_PKPIR – kogo dotyczy?
JPK_PKPIR dotyczy przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Są to najczęściej osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczające dochód:
- według skali podatkowej,
- podatkiem liniowym.
Plik ma odzwierciedlać dane zapisane w PKPiR. Nie jest odrębną księgą tworzoną tylko na potrzeby urzędu, lecz elektroniczną, ustrukturyzowaną postacią prowadzonej dokumentacji podatkowej.
Jeżeli przedsiębiorca posiada środki trwałe albo wartości niematerialne i prawne, razem z JPK_PKPIR może być zobowiązany do przesłania JPK_ST.
JPK_EWP – kogo dotyczy?
JPK_EWP jest przeznaczony dla podatników rozliczających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i prowadzących ewidencję przychodów.
Plik zawiera dane potrzebne do ustalenia przychodu opodatkowanego poszczególnymi stawkami ryczałtu. Szczególnie ważne jest więc prawidłowe przypisywanie przychodów do stawek już w chwili księgowania dokumentów.
Jeżeli przedsiębiorca stosuje kilka stawek ryczałtu, błędne zakwalifikowanie sprzedaży może wpłynąć nie tylko na wysokość podatku, ale również na poprawność całego pliku JPK_EWP.
Podatnik posiadający środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne powinien uwzględnić również obowiązki związane z JPK_ST.
Czym jest JPK_ST?
JPK_ST to elektroniczna ewidencja albo wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Jest powiązany z JPK_PKPIR oraz JPK_EWP.
Może obejmować między innymi informacje pozwalające zidentyfikować składnik majątku, jego wartość początkową, sposób amortyzacji oraz zdarzenia wpływające na ewidencję. Dlatego przed sporządzeniem pliku warto sprawdzić, czy dotychczasowa ewidencja środków trwałych jest kompletna i zgodna z dokumentami.
Brak aktualnych danych dotyczących wcześniejszych zakupów, sprzedaży lub likwidacji majątku może utrudnić przygotowanie poprawnej struktury.
Czy można nadal prowadzić papierową PKPiR?
Przedsiębiorca objęty obowiązkiem elektronicznych ksiąg nie powinien traktować papierowej PKPiR lub ręcznie prowadzonej ewidencji jako podstawowej dokumentacji spełniającej nowe wymagania.
Księga musi być prowadzona za pomocą programu komputerowego, który umożliwia zapis wymaganych danych i utworzenie właściwej struktury JPK. Papierowy wydruk może pełnić funkcję pomocniczą, ale nie zastąpi elektronicznej ewidencji.
Dotyczy to również prostych arkuszy kalkulacyjnych. Sam fakt zapisywania danych na komputerze nie gwarantuje jeszcze, że dokumentacja pozwoli wygenerować poprawny JPK_PKPIR albo JPK_EWP.
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?
Przygotowania warto rozpocząć od sprawdzenia, czy używany program księgowy obsługuje właściwe struktury. Należy zweryfikować:
- czy system umożliwia prowadzenie PKPiR, ewidencji przychodów i ewidencji środków trwałych zgodnie z nowym schematem,
- czy zapisuje wszystkie dane wymagane do wygenerowania pliku,
- czy pozwala utworzyć aktualną wersję JPK_PKPIR, JPK_EWP lub JPK_ST,
- czy ma funkcję walidacji pliku przed wysyłką,
- czy umożliwia wysłanie dokumentu i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru,
- w jaki sposób wykonywane są kopie bezpieczeństwa i korekty zapisów.
Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne formularze do przygotowania i przekazywania plików. Nie zwalnia to jednak przedsiębiorcy z obowiązku prowadzenia kompletnej dokumentacji przez cały rok. Aktualne struktury i broszury można znaleźć w sekcji Pliki do pobrania JPK_PD.
Jak wysłać i podpisać JPK_PD?
Plik można przygotować i wysłać bezpośrednio z programu księgowego, jeśli posiada odpowiednią funkcję. Możliwe jest również skorzystanie z aplikacji Klient JPK WEB albo formularzy udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
JPK_PD może zostać podpisany:
- Profilem Zaufanym,
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- danymi autoryzującymi – jeżeli plik przesyła podatnik będący osobą fizyczną i spełnione są wymagane warunki.
Od 16 czerwca 2026 roku pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych obejmuje również podpisywanie plików JPK_PD. Dzięki temu plik może zostać podpisany i wysłany przez prawidłowo umocowane biuro rachunkowe.
Po wysyłce należy pobrać i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Dopiero prawidłowe UPO potwierdza skuteczne przekazanie dokumentu.
JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_V7 i KSeF – czym się różnią?
Te obowiązki są ze sobą powiązane, ale nie są tym samym:
- KSeF służy przede wszystkim do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- JPK_V7 obejmuje ewidencję oraz deklarację dotyczącą podatku VAT,
- JPK_PKPIR odzwierciedla podatkową księgę przychodów i rozchodów,
- JPK_EWP odzwierciedla ewidencję przychodów podatnika na ryczałcie,
- JPK_ST dotyczy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
W praktyce dane pochodzące z faktur, KSeF, ewidencji VAT i ksiąg podatkowych powinny być ze sobą zgodne. Rozbieżności mogą być łatwiej wykrywane automatycznie, dlatego błędy trzeba wyjaśniać i korygować na bieżąco.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
Do najczęstszych błędów mogą należeć:
- uznanie, że obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od początku 2026 roku,
- przekonanie, że JPK_PKPIR lub JPK_EWP trzeba wysyłać co miesiąc,
- odkładanie przygotowania danych do momentu pierwszej wysyłki,
- dalsze prowadzenie księgi wyłącznie w formie papierowej,
- używanie programu, który nie obsługuje aktualnej struktury,
- brak kompletnej ewidencji środków trwałych,
- błędne przypisywanie przychodów do stawek ryczałtu,
- brak UPL-1 dla osoby, która ma podpisywać plik w imieniu przedsiębiorcy,
- niezachowanie UPO po skutecznej wysyłce,
- brak zgodności pomiędzy księgą, JPK_VAT i fakturami z KSeF.
Co powinien ustalić klient z biurem rachunkowym?
Przedsiębiorca powinien ustalić z biurem rachunkowym:
- od którego roku obejmuje go obowiązek,
- jaki plik będzie przygotowywany,
- kto prowadzi ewidencję środków trwałych,
- w jaki sposób i do kiedy klient przekazuje dokumenty,
- kto odpowiada za weryfikację danych,
- kto podpisuje i wysyła plik,
- czy konieczne jest złożenie albo aktualizacja UPL-1,
- w jaki sposób przechowywane będzie UPO,
- jak będą obsługiwane korekty.
Warto zrobić to wcześniej. Poprawny plik roczny zależy od jakości danych księgowanych przez cały rok, a wielu braków nie da się bezpiecznie uzupełnić jedną zbiorczą operacją tuż przed terminem wysyłki.
FAQ – JPK_PKPIR i JPK_EWP od 2026 roku
Czy każdy przedsiębiorca musi wysłać JPK_PKPIR za 2026 rok?
Nie. Pierwszy etap obejmuje między innymi podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT miesięcznie. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem w kolejnym etapie.
Czy podatnik rozliczający VAT kwartalnie podlega obowiązkowi już za 2026 rok?
Co do zasady nie. Podatnicy składający JPK_VAT kwartalnie zostają objęci obowiązkiem za rok rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku.
Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi prowadzić elektroniczną księgę od 2026 roku?
Co do zasady zostanie objęty obowiązkiem w drugim etapie, czyli w odniesieniu do ksiąg prowadzonych za 2027 rok.
Kiedy trzeba wysłać JPK_PKPIR lub JPK_EWP za 2026 rok?
Podatnik PIT objęty pierwszym etapem powinien przekazać plik za 2026 rok do 31 lipca 2027 roku.
Czy pliki trzeba wysyłać co miesiąc?
Nie. Księga jest prowadzona elektronicznie na bieżąco, ale JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST przekazuje się po zakończeniu roku podatkowego.
Czy ryczałtowiec składa JPK_PKPIR?
Nie. Przedsiębiorca prowadzący ewidencję przychodów na ryczałcie przekazuje JPK_EWP, a w odpowiednim przypadku również JPK_ST.
Czy papierowa księga wystarczy?
Nie dla podatnika objętego nowymi obowiązkami. Dokumentacja musi być prowadzona przy użyciu programu komputerowego i umożliwiać przygotowanie wymaganej struktury JPK.
Czy biuro rachunkowe może podpisać i wysłać plik?
Tak, jeżeli posiada odpowiednie umocowanie. Pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje również podpisywanie plików JPK_PD.
Czy JPK_PKPIR zastępuje roczne zeznanie PIT?
Nie. Wprowadzenie elektronicznych ksiąg nie likwiduje obowiązku złożenia właściwego zeznania rocznego.
Podsumowanie
JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST to kolejny etap cyfryzacji rozliczeń przedsiębiorców. Podatnicy objęci pierwszym etapem muszą prowadzić elektroniczną dokumentację już za 2026 rok, mimo że pierwszy plik prześlą dopiero do 31 lipca 2027 roku.
Najważniejsze jest ustalenie, od kiedy obowiązek dotyczy konkretnej firmy, oraz sprawdzenie, czy program księgowy i sposób przekazywania dokumentów pozwalają zebrać wszystkie wymagane dane. Czekanie do terminu pierwszej wysyłki może oznaczać konieczność poprawiania zapisów z całego roku.
Prowadzisz działalność i nie wiesz, od kiedy obejmie Cię JPK_PKPIR, JPK_EWP lub JPK_ST? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Annmar. Sprawdzimy obowiązki Twojej firmy, zadbamy o prawidłowe prowadzenie ewidencji i przygotujemy rozliczenia zgodnie z aktualnymi przepisami.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zakres obowiązków należy każdorazowo sprawdzić z uwzględnieniem formy opodatkowania, statusu VAT i indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
Stan prawny i aktualność informacji: 21 sierpnia 2026 roku.
