Prawidłowe prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i niewielkich firm zatrudniających jedną lub kilka osób.
Dokumenty powinny być kompletne, uporządkowane, odpowiednio zabezpieczone i przechowywane przez wymagany okres. Braki w dokumentacji, umieszczenie dokumentu w niewłaściwej części teczki albo nieprawidłowe zabezpieczenie danych mogą powodować problemy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz sporów z pracownikami.
Jak zatem powinny wyglądać prawidłowo prowadzone akta osobowe pracownika?
Czym są akta osobowe pracownika?
Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej prowadzonej oddzielnie dla każdej zatrudnionej osoby. Zawierają dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, zawarciem umowy, przebiegiem pracy oraz rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Należy odróżnić akta osobowe od pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Poza teczką osobową pracodawca prowadzi między innymi:
- ewidencję czasu pracy,
- dokumentację urlopową,
- kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń,
- dokumentację dotyczącą odzieży i obuwia roboczego,
- dokumenty związane ze środkami ochrony indywidualnej.
Obowiązujące rozporządzenie wymaga prowadzenia oddzielnych akt osobowych dla każdego pracownika. Teczka składa się obecnie z pięciu części oznaczonych literami od A do E. Tekst jednolity rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej
Z jakich części składają się akta osobowe?
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
W części A należy przechowywać dokumenty zgromadzone podczas rekrutacji, w szczególności:
- kwestionariusz osobowy kandydata,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane na danym stanowisku,
- dokumenty potwierdzające przebieg wcześniejszego zatrudnienia, jeżeli są potrzebne,
- skierowanie na wstępne badania lekarskie,
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy.
Pracodawca powinien gromadzić wyłącznie dane i dokumenty, których może zgodnie z prawem wymagać od kandydata. Nie należy przechowywać dodatkowych informacji „na zapas”, jeżeli nie są potrzebne do zatrudnienia lub realizacji obowiązku prawnego.
Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia
Część B jest zazwyczaj najbardziej rozbudowaną częścią teczki pracowniczej. Obejmuje dokumenty związane z zawarciem umowy oraz całym okresem zatrudnienia, między innymi:
- umowę o pracę i zawarte do niej aneksy,
- zakres obowiązków,
- informacje o warunkach zatrudnienia,
- potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy,
- potwierdzenie zapoznania się z zasadami BHP i ryzykiem zawodowym,
- zaświadczenia o ukończeniu szkoleń BHP,
- dokumenty dotyczące badań okresowych i kontrolnych,
- dokumenty dotyczące pracy zdalnej,
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji,
- dokumentację dotyczącą urlopów związanych z rodzicielstwem,
- umowę o zakazie konkurencji obowiązującą w czasie zatrudnienia,
- dokumenty dotyczące zmiany warunków pracy lub płacy.
Od 19 marca 2025 r. w części B uwzględnia się również dokumenty dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Zmiana ta została już włączona do tekstu jednolitego rozporządzenia opublikowanego w 2026 r. Aktualny tekst rozporządzenia – Dz.U. z 2026 r. poz. 474
Część C – zakończenie stosunku pracy
W części C przechowuje się dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
- wypowiedzenie umowy lub porozumienie stron,
- dokumenty związane z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia,
- kopię wydanego świadectwa pracy,
- wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy,
- dokumentację dotyczącą zajęcia wynagrodzenia,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia,
- określone dokumenty dotyczące badań lekarskich wykonywanych po zakończeniu pracy w warunkach narażenia na czynniki niebezpieczne.
Część D – odpowiedzialność porządkowa pracownika
Część D obejmuje dokumenty dotyczące kar porządkowych oraz innej odpowiedzialności pracownika, jeżeli przepisy przewidują zatarcie kary po określonym czasie.
Dokumenty dotyczące każdej kary przechowuje się w oddzielnej części oznaczonej kolejno D1, D2 i tak dalej. Po zatarciu kary należy usunąć całą wydzieloną część, a pozostałym częściom nadać kolejne numery.
Część E – kontrola trzeźwości
W części E przechowuje się dokumenty dotyczące:
- kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę,
- badania przeprowadzonego przez uprawniony organ,
- kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
- badań dotyczących obecności takich środków w organizmie pracownika.
Dokumenty dotyczące poszczególnych kontroli należy przechowywać w wydzielonych częściach oznaczonych jako E1, E2 i kolejne. Po upływie okresu, przez który dana informacja może być przechowywana, usuwa się całą odpowiednią część.
Jak uporządkować papierową teczkę pracowniczą?
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt należy:
- ułożyć chronologicznie,
- ponumerować,
- ująć w wykazie dokumentów,
- przyporządkować do właściwej części teczki.
Dokumenty z części A, B i C, które są ze sobą tematycznie powiązane, mogą być przechowywane w wydzielonych podczęściach, np. A1, B1 lub C1. Każda taka podczęść powinna mieć własny wykaz, numerację i chronologiczny układ dokumentów.
W papierowych aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przedstawionych przez kandydata albo pracownika. Powinny one zostać potwierdzone za zgodność z okazanym dokumentem przez pracodawcę lub osobę do tego upoważnioną.
Papierowe czy elektroniczne akta osobowe?
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. Obie formy są równoważne, ale dokumentacja elektroniczna nie może być zwykłym zbiorem skanów przechowywanych na dysku lub w przypadkowym folderze.
System wykorzystywany do prowadzenia e-akt powinien zapewniać między innymi:
- ochronę przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem,
- integralność dokumentów i metadanych,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji,
- rejestrowanie wprowadzanych zmian,
- możliwość wyszukiwania, eksportowania i drukowania dokumentów,
- wykonywanie kopii zapasowych,
- długotrwałą dostępność dokumentacji.
Pracodawca może zmienić papierową formę dokumentacji na elektroniczną lub odwrotnie, ale musi przy tym zachować procedury określone w przepisach.
Jak długo należy przechowywać akta pracownicze?
Okres przechowywania dokumentacji zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika:
- pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r. – zasadniczo 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł;
- pracownicy zatrudnieni po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – 50 lat albo 10 lat, jeżeli pracodawca spełni wymagane warunki, w tym przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA;
- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – co do zasady 50 lat.
Szczególne zasady mogą dotyczyć między innymi dokumentacji zawierającej informacje o pracy górniczej. Wyjaśnienia ZUS dotyczące e-akt i okresów przechowywania
Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w terminie wynikającym z przepisów. Dopiero po bezskutecznym upływie terminu na jej odbiór pracodawca może przystąpić do zniszczenia dokumentów.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych
Do najczęściej spotykanych nieprawidłowości należą:
- brak podziału akt na części A–E,
- umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części,
- brak numeracji i wykazu dokumentów,
- niechronologiczne ułożenie dokumentacji,
- przechowywanie oryginałów dokumentów, gdy wystarczają potwierdzone kopie,
- brak aktualnych badań lekarskich lub szkoleń BHP,
- przechowywanie zatartych kar porządkowych,
- gromadzenie nadmiarowych danych osobowych,
- przechowywanie akt w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych,
- traktowanie zwykłych skanów jako prawidłowo prowadzonych akt elektronicznych,
- zastosowanie niewłaściwego okresu archiwizacji.
Dokumentacja papierowa powinna być zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Przepisy wskazują również na konieczność zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności w miejscu jej przechowywania. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
Czy prowadzenie akt osobowych można powierzyć biuru rachunkowemu?
Pracodawca może powierzyć obsługę kadrowo-płacową wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu. Nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Profesjonalna obsługa kadrowa może pomóc między innymi w:
- zakładaniu i porządkowaniu teczek pracowniczych,
- kontrolowaniu kompletności dokumentów,
- pilnowaniu terminów badań i szkoleń,
- przygotowywaniu dokumentów związanych z zatrudnieniem,
- prawidłowym prowadzeniu ewidencji czasu pracy i urlopów,
- przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli.
Przed przekazaniem dokumentacji należy ustalić zakres usługi, zasady dostępu do danych oraz sposób ich zabezpieczenia.
Podsumowanie
Akta osobowe i teczki pracownicze nie powinny być traktowane jako zbiór przypadkowych dokumentów. Każdy dokument musi znaleźć się w odpowiedniej części, zostać właściwie opisany, zabezpieczony i przechowywany przez wymagany okres.
Regularny przegląd dokumentacji pozwala odpowiednio wcześnie wykryć braki i ograniczyć ryzyko problemów podczas kontroli. Jest to szczególnie ważne w firmach, w których dokumentacja była prowadzona przez kilka różnych osób albo przez długi czas nie była aktualizowana.
Ann Mar – biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców w prawidłowym prowadzeniu rozliczeń księgowych, kadrowych i płacowych. Jeżeli prowadzą Państwo podmiot leczniczy lub zatrudniają pracowników objętych regulacjami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w ochronie zdrowia, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Pomożemy zweryfikować listy płac, umowy o pracę, przypisanie pracowników do właściwych grup zawodowych oraz przygotować firmę do prawidłowego stosowania nowych stawek od 1 lipca 2026 r.
