Wrzesień to dobry moment, aby sprawdzić, czy pracownicy wykorzystali urlopy z poprzedniego roku. Zaległy urlop za 2025 rok należy co do zasady udzielić najpóźniej do 30 września 2026 roku. Samo przypomnienie o wolnych dniach nie zastępuje udzielenia urlopu. Termin ten potwierdza Państwowa Inspekcja Pracy.
Jak uporządkować zaległy urlop 2026 roku? Warto zacząć od sprawdzenia sald, ustalenia terminów i zweryfikowania wyjątków, które mogą dotyczyć poszczególnych pracowników.
Kogo dotyczy obowiązek udzielenia zaległego urlopu?
Opisane zasady dotyczą pracowników pozostających w stosunku pracy, w szczególności zatrudnionych na umowę o pracę. Obowiązują również małe firmy, które zatrudniają tylko jedną osobę.
Przy umowie zlecenia lub współpracy B2B prawo do przerwy w świadczeniu usług może wynikać z umowy. Nie należy jednak automatycznie stosować do takich osób kodeksowych zasad urlopu pracowniczego. Więcej wyjaśnia poradnik PIP o urlopach pracowniczych.
Czy zaległy urlop trzeba zakończyć do 30 września?
Nie. Jak wyjaśnia PIP, zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września następnego roku. Może więc trwać również w październiku. Nie wystarczy natomiast zatwierdzić we wrześniu wniosku dotyczącego urlopu rozpoczynającego się dopiero w październiku. Zobacz wyjaśnienie PIP dotyczące rozpoczęcia zaległego urlopu.
Przykład: pracownik ma pięć dni zaległego urlopu objętego terminem wrześniowym. Jeśli uzgodniony urlop obejmujący tę zaległość rozpocznie 30 września 2026 roku, może zakończyć go w październiku.
Nie należy mylić tego z udzieleniem jednego dnia we wrześniu i pozostawieniem pozostałej zaległości bez ustalonego terminu. Plan powinien obejmować całą pulę wymagającą rozliczenia.
Najpierw urlop zaległy, potem bieżący
Przy rozliczaniu nieobecności należy w pierwszej kolejności uwzględniać urlop zaległy, a następnie urlop za bieżący rok. Taką kolejność wskazuje PIP, odwołując się do orzecznictwa Sądu Najwyższego.
Dlatego przed wrześniowym przeglądem warto sprawdzić, jak rozliczono urlopy wykorzystane podczas wakacji. To, że pracownik odpoczywał w lipcu, nie daje jeszcze pewności, że saldo zaległości w programie kadrowym jest poprawne. PIP omawia zasady rozliczania urlopu zaległego przed bieżącym.
Zaległy urlop a niewykorzystany urlop na żądanie
Termin 30 września nie obejmuje części niewykorzystanego urlopu odpowiadającej urlopowi na żądanie. To ważny wyjątek, który trzeba uwzględnić podczas sprawdzania sald.
Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy. Nie zwiększają jednak limitu dni, z których pracownik może skorzystać w trybie „na żądanie” w nowym roku.
Urlop na żądanie jest częścią rocznego wymiaru urlopu, a nie dodatkowymi czterema dniami. Nie można też automatycznie odjąć czterech dni od zaległości każdego pracownika — trzeba sprawdzić jego rzeczywiste wykorzystanie urlopu w poprzednim roku. Szczegóły przedstawia PIP w odpowiedzi o niewykorzystanym urlopie na żądanie.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?
W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać.
Poza okresem wypowiedzenia sprawa jest bardziej złożona. Istnieją wyroki Sądu Najwyższego dopuszczające skierowanie pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Jednocześnie PIP opisuje rozbieżne stanowiska, w tym stanowisko sprzeciwiające się jednostronnemu wyznaczeniu konkretnego terminu.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem organizacyjnym jest wcześniejsze ustalenie dat i udokumentowanie uzgodnień. W razie sporu decyzję warto skonsultować ze specjalistą prawa pracy. Nie należy zakładać, że sam wrześniowy termin rozstrzyga każdą sytuację. Wyjaśnienia PIP dotyczące udzielenia zaległego urlopu bez zgody pracownika.
Pracownik nie może również samowolnie rozpocząć zaległego urlopu tylko dlatego, że zbliża się ustawowy termin. Zwraca na to uwagę PIP w opracowaniu dotyczącym urlopu wypoczynkowego.
Co zrobić, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim?
Długotrwała choroba może uniemożliwić wykorzystanie zaległego urlopu w terminie. W takiej sytuacji nie należy wykazywać w dokumentacji urlopu, którego pracownik faktycznie nie mógł wykorzystać.
Przyczynę przesunięcia trzeba uwzględnić w dokumentacji i ustalić dalsze postępowanie po ustaniu przeszkody. Podobnej indywidualnej oceny mogą wymagać nieobecności związane z rodzicielstwem. Obiektywne przeszkody w udzieleniu urlopu opisuje PIP w materiale o prawie do wypoczynku.
Czy zaległy urlop przepada po 30 września?
Nie. Przekroczenie terminu nie powoduje automatycznej utraty urlopu. Roszczenie o jego udzielenie co do zasady przedawnia się po trzech latach od wymagalności, jednak dokładne obliczenie terminu wymaga uwzględnienia sytuacji pracownika.
Nieudzielenie urlopu wbrew obowiązkowi może natomiast stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Dlatego 1 października nie należy „zerować” zaległości w systemie kadrowym. PIP wyjaśnia skutki przekroczenia terminu udzielenia urlopu.
Czy zamiast zaległego urlopu można wypłacić pieniądze?
Co do zasady nie. Podczas trwającego zatrudnienia wypłata dodatkowej kwoty nie zastępuje odpoczynku, nawet jeśli pracownik wolałby otrzymać pieniądze.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest związany zasadniczo z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Nie jest sposobem na usunięcie wrześniowej zaległości u osoby, która nadal pracuje. Zasady wypłaty ekwiwalentu opisuje PIP.
Zaległy urlop 2026 – checklista dla pracodawcy
Przed końcem września warto przeprowadzić krótki przegląd:
- Sprawdź salda. Oddziel urlop za 2025 rok od bieżącego i ewentualnych starszych zaległości.
- Zweryfikuj rozliczenia. Porównaj dane w programie kadrowym z faktycznie wykorzystanym urlopem.
- Uwzględnij wyjątki. Sprawdź niewykorzystaną część urlopu na żądanie oraz nieobecności uniemożliwiające wypoczynek.
- Ustal terminy. Przekaż pracownikom informacje o zaległościach i zaplanuj zastępstwa.
- Zachowaj dokumentację. Uporządkuj wnioski, potwierdzenia udzielenia urlopu i informacje o przesunięciach.
- Sprawdź wykonanie planu. Po urlopie zaktualizuj saldo, a każdą niewykorzystaną zaległość wyjaśnij.
Przy okazji warto uporządkować pozostałe dokumenty zatrudnionych osób. W naszym poradniku wyjaśniamy, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą.
Najczęstsze pytania o zaległy urlop
Czy pracownik może zrzec się zaległego urlopu?
Nie. Oświadczenie o rezygnacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku udzielenia urlopu. Zakaz zrzeczenia się tego prawa przypomina poradnik PIP o urlopach.
Czy wystarczy przypomnieć pracownikowi o zaległości?
Nie. Informacja o liczbie dni jest pomocna, ale nie zastępuje udzielenia urlopu. Warto sprawdzić nie tylko wysłanie przypomnienia, lecz także ustalenie dat i faktyczne rozpoczęcie wypoczynku.
Czy zaległy urlop może skończyć się w październiku?
Tak, może rozpocząć się najpóźniej 30 września i trwać dalej w październiku. Plan powinien obejmować zaległość podlegającą temu terminowi.
Podsumowanie
Zaległy urlop w 2026 roku warto uporządkować przed końcem września: sprawdzić salda, uwzględnić wyjątki i ustalić terminy wypoczynku. Regularny przegląd dokumentacji pomaga wychwycić błędy, zanim staną się problemem przy rozliczeniach lub kontroli.
Ann Mar – biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców w prowadzeniu rozliczeń księgowych, kadrowych i płacowych. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w bieżącej obsłudze pracowników, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą obsługi kadrowo-płacowej i kontaktu z naszym biurem.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Stan informacji: 14 września 2026 roku.
